2024年起，研究生申報(bào)研究生院資助赴外參加國際會(huì)議均通過新研究生系統(tǒng)提起申請(qǐng)。

1.出境校內(nèi)審批手續(xù)：詳見流程提示一。注：出境申報(bào)表務(wù)必準(zhǔn)確填寫代碼。在線填寫研究生因公出國、赴港澳申報(bào)表時(shí)務(wù)必填寫導(dǎo)師科研經(jīng)費(fèi)（如有）和學(xué)校擬資助經(jīng)費(fèi)信息（已提交申請(qǐng)后），學(xué)校資助經(jīng)費(fèi)信息：

項(xiàng)目名稱：研究生境外學(xué)術(shù)交流基金

項(xiàng)目代碼：13130082037202

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：韓勃（研究生院副院長）

項(xiàng)目類別：國際會(huì)議資助

項(xiàng)目來源：雙一流經(jīng)費(fèi)

擬申請(qǐng)學(xué)校資助的申請(qǐng)人應(yīng)于出境前辦理校內(nèi)出境審批手續(xù)的同時(shí)提交學(xué)校資助申請(qǐng)。2024年起恢復(fù)差額評(píng)審。

2.相關(guān)文件：《山東大學(xué)資助研究生出境參加 國際學(xué)術(shù)會(huì)議管理辦法》《關(guān)于<山東大學(xué)資助研究生出境 參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議管理辦法>的補(bǔ)充規(guī)定》（請(qǐng)見《研究生手冊》）

3.資助條件：（一)具有山東大學(xué)學(xué)籍的非定向在學(xué)研究生(以博士生為主)；(二)以第一作者、山東大學(xué)為第一署名單位的學(xué)術(shù)論文或摘要,被在境外舉辦的本學(xué)科領(lǐng)域高水平國際學(xué)術(shù)會(huì)議錄用。資助對(duì)象一般應(yīng)在會(huì)議上做口頭報(bào)告或報(bào)展。

原則上學(xué)校資助培養(yǎng)單位參加同一學(xué)術(shù)會(huì)議不超過3名研究生（同一導(dǎo)師同一會(huì)議資助不超過2人）,學(xué)生在學(xué)期間出境參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議學(xué)校原則上只資助一次。

4.資助范圍及額度

學(xué)校資助報(bào)銷范圍：往返旅費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、住宿費(fèi)、會(huì)議注冊費(fèi)。辦理護(hù)照、簽證、伙食和差旅補(bǔ)助等費(fèi)用不在報(bào)銷范圍內(nèi)。已獲學(xué)校會(huì)議資助者不再資助。

學(xué)校資助額度：研究生參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議一般由學(xué)校與導(dǎo)師 (課題組)共同資助。學(xué)校資助額度為:在中國港澳臺(tái)地區(qū)召開的國際學(xué)術(shù)會(huì)議每人次不超過 4000元人民幣;其他亞洲地區(qū)每人次不超過 5000元;歐洲、美洲地區(qū)每人次不超過10000元；大洋洲、非洲地區(qū)每人次不超過 8000元。

5.報(bào)銷審核及程序：會(huì)議結(jié)束歸國后，獲資助者及早攜帶以下材料到培養(yǎng)辦審核：(一)會(huì)議日程安排(含有本人發(fā)言或報(bào)展的日程頁原件、復(fù)印件)、會(huì)議論文集等會(huì)議材料(會(huì)議邀請(qǐng)函和正式錄用函及其中文翻譯件，非英文函件的翻譯件需導(dǎo)師確認(rèn)簽名;函件上需有論文錄用類別(0RAL或POSTER)說明);(二)導(dǎo)師已審核簽字的論文原稿,格式按國內(nèi)外正式期刊投稿格式,且申請(qǐng)人為第一作者、山東大學(xué)為第一署名單位；（三）護(hù)照原件及首頁和標(biāo)有出入境日期頁面的復(fù)印件;(四)參加會(huì)議的總結(jié)和收獲體會(huì)及參會(huì)照片若干張(電子版); (五)相關(guān)發(fā)票原件;(六)山東大學(xué)出國赴港澳任務(wù)批件(研究生出境前完成出境校內(nèi)審批手續(xù)后，國際事務(wù)部方辦理批件。入境后可聯(lián)系國際部出入境辦公室出具)。

報(bào)銷程序:學(xué)生持護(hù)照、發(fā)票等材料至所在校區(qū)國際事務(wù)部門辦理核銷手續(xù),攜帶國際事務(wù)部出具的“山東大學(xué)因公出國境外匯開支預(yù)算表”、“臨時(shí)出國境用匯核銷單”、“山東大學(xué)出國赴港澳任務(wù)批件”及原始單據(jù)到各校區(qū)財(cái)務(wù)部報(bào)賬大廳辦理，需提前辦理網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷,所有參會(huì)報(bào)銷相關(guān)材料由培養(yǎng)單位統(tǒng)一送研究生院審核,經(jīng)審核后到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。

   具體報(bào)銷流程：(具體按照國際部、財(cái)務(wù)部要求執(zhí)行,本流程僅供參考)

   1.持護(hù)照向?qū)焾?bào)到。

   2.會(huì)后二周內(nèi),將電子版會(huì)議總結(jié)、參會(huì)照片等材料發(fā)到郵箱hwjl@sdu.edu.cn及學(xué)院指定郵箱 (會(huì) 議總結(jié)模板見研究生院網(wǎng)站)。

   3.至國際事務(wù)部門辦理核銷手續(xù)。

   攜帶護(hù)照、發(fā)票等參會(huì)相關(guān)材料至國際事務(wù)部(濟(jì)南校區(qū)研究生到明德樓C315;青島校區(qū)的研究生可到華崗苑西樓302室)辦理核銷手續(xù)。國際事務(wù)部門審核后,提供簽字蓋章的“山東大學(xué)因公出國境外匯開支預(yù)算表”、“臨時(shí)出國境用匯核銷單”。

   4.財(cái)務(wù)部報(bào)賬大廳審核。

   攜帶國際事務(wù)部門出具的“山東大學(xué)囚公出國境外匯開支預(yù)算表”、“臨時(shí)出國境用匯核銷單”、“山東大學(xué)出國赴港澳任務(wù)批件”及原始單據(jù)到各校區(qū)財(cái)務(wù)部報(bào)賬大廳“外匯報(bào)銷 ”窗口(青島校區(qū)的同學(xué)到華崗苑西樓一層l11室4號(hào)窗口辦理,聯(lián)系電話:58630090)審核。

   5.網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷。

   審核后進(jìn)入網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷,學(xué)生本人使用自己的賬號(hào)和密碼登錄個(gè)人財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約(山東大學(xué)主頁—校園服務(wù)—財(cái)務(wù)系統(tǒng))。登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)后,點(diǎn)擊預(yù)約報(bào)銷選項(xiàng)進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約。經(jīng)費(fèi)可分為兩部分進(jìn)行報(bào)銷:

   第一、使用研究生院提供的經(jīng)費(fèi)項(xiàng) 目號(hào)(13130082037202)進(jìn)行預(yù)約報(bào)銷,不超過規(guī)定的額度。

   第二、如學(xué)院或?qū)熃o與研究生報(bào)銷部分經(jīng)費(fèi)的,可以使用相應(yīng)的科研經(jīng)費(fèi)賬號(hào)進(jìn)行預(yù)約報(bào)銷其他部分的費(fèi)用。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成預(yù)約報(bào)銷單。打印好預(yù)約報(bào)銷單。

   6.辦理好以上手續(xù),攜帶己填寫并粘貼的“臨叫出國境用匯核銷單”和研究生院“預(yù)約報(bào)銷單”等及參會(huì)相關(guān)材料交至學(xué)院秘書老師 ,學(xué)院送至研究生院審核，研究生院需在“預(yù)約報(bào)銷單”上簽字蓋章。

   7.學(xué)生將從學(xué)院領(lǐng)回“預(yù)約報(bào)銷單”等材料交至本校區(qū)財(cái)務(wù)部報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)須帶“預(yù)約報(bào)銷單”、“臨時(shí)出國境用匯核銷單”、“山東大學(xué)出國赴港澳任務(wù)批件”及原始單據(jù)。

   注：批件、核銷單等流程請(qǐng)通過所在培養(yǎng)單位外事秘書咨詢國際事務(wù)部（港澳臺(tái)事務(wù)辦公室）出入境管理辦公室在線出具。

研究生培養(yǎng)辦公室

2024.1.1